Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Чтобы снизить процент ошибок, связанных с человеческим фактором при обработке первичных документов, компании могут использовать программное обеспечение. Универсальные программные решения позволяют обрабатывать бумажные и электронные документы из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.
Мобильные устройства также могут упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки документов. Оптимизация бизнес-процессов с помощью интеллектуальных систем обработки информации может ускорить ввод данных, повысить их качество, контролировать корректность заполнения и автоматически вносить документы в корпоративную систему.
Для выбора системы обработки информации нужно обратить внимание на ее возможности расширения, масштабирования и интеграции под требования компании. При приобретении такой системы следует отдавать предпочтение проверенным компаниям с опытом работы и успешными решениями в данной области.
Автоматизация обработки информации играет важную роль в бухгалтерских процессах больших компаний, где объем информации настолько велик, что без использования интеллектуальных технологий не обойтись. Компания ABBYY предлагает решение в виде платформы ABBYY FlexiCapture, которая облегчает работу с документами бухгалтерам. Как известно, "Кто владеет информацией - владеет миром", поэтому управление информацией - это неотъемлемая часть бизнеса в настоящее время.
Информационные технологии развиваются с каждым годом, и каждый новый этап в их развитии вносит свои изменения в процесс обработки данных. Одним из самых древних способов обработки информации являлись глиняные таблички, используемые в Шумерском государстве для бухгалтерских операций более 3600 лет назад.
Первый этап обработки информации продолжался до второй половины XIX века и включал в себя только ручную обработку данных, с использованием бумаги, пера и чернильницы, что делало точность данных недостаточной. На этом этапе информация носила наименьшую защиту, а ее передача проходила только почтой либо курьерами.
Второй этап был электромеханическим и продолжался с конца XIX до середины XX века. В это время было изобретено несколько устройств, которые облегчили обработку данных, доставку информации и защиту ее. Известными приборами того времени являются электромагнитное реле, механические табуляторы, пишущая машинка и модернизированная почтовая система.
Третий этап обработки информации связан с компьютерной эпохой, начавшейся во второй половине XX века. На этом этапе были изобретены первые вычислительные машины, способные обрабатывать бухгалтерские данные. Объем бумажных документов сильно сократился, однако, их обработка все еще занимала много времени.
Четвертый этап включает в себя эпоху интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации, начиная с XXI века. Программы на сегодняшний день могут самостоятельно обрабатывать любые типы данных, делая процесс еще более эффективным, а ошибки - минимальными. Программное обеспечение, такое как ABBYY FlexiCapture, использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта, позволяя распознавать и извлекать данные из любых типов бухгалтерских документов, в том числе из сканов, фотографий и вложений электронных писем.
ABBYY FlexiCapture: как данное решение помогает оптимизировать бизнес-процессы в бухгалтерии
В конце месяца бухгалтеры часто сталкиваются с авральной ситуацией, когда необходимо обработать сотни бумажных документов, поступивших от поставщиков. Обработать такой объем информации вручную можно, но высока вероятность ошибок и неточностей. Кроме того, электронные документы также нуждаются в проверке и вводе в систему. Все эти задачи ABBYY FlexiCapture способна решить с помощью универсальной платформы, которая оптимизирует бизнес-процессы, связанные с документооборотом.
ABBYY FlexiCapture позволяет обрабатывать документы, поступающие единым потоком и имеющие любую форму. Это особенно полезно компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией, поскольку платформа позволяет удаленно собирать данные на местах и централизованно обрабатывать их в единой системе.
Работа с ABBYY FlexiCapture проста и удобна. После сканирования документов или загрузки уже существующих сканов, платформа автоматически распознает информацию в ключевых полях, а затем документ поступает к бухгалтеру в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода. Для сохранения данных в финансовой системе приложения достаточно просто нажать кнопку «Отправить».
ABBYY FlexiCapture способна обрабатывать многостраничные документы, включая счета. При обработке данных платформа учитывает позиции всех полей счета, даже если они расположены на разных страницах. Проверка многостраничных документов проводится на основе определенных правил, а порядок страниц не важен.
С использованием ABBYY FlexiCapture время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3–10 раз, а точность итоговой информации повышается в 10 (!) раз благодаря технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode). При этом система окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 1 года, поскольку имеет достаточно разумную стоимость и низкие затраты на внедрение и сопровождение программы.
ABBYY FlexiCapture - это платформа для обработки бизнес-документов и автоматизации их переноса в корпоративную информационную систему. Но как же это может помочь бизнесу? Давайте рассмотрим несколько кейсов компании ABBYY из большого портфолио.
Одним из клиентов ABBYY является международная сеть PwC, которая предоставляет аудиторские услуги, услуги в сфере бизнес-консультирования, налогообложения и права, а также обучения. Ее клиентами в России являются около 2000 компаний из разных сфер бизнеса.
Задача, поставленная перед ABBYY, заключалась в повышении эффективности обработки финансовых документов и автоматизации их переноса в корпоративную информационную систему. Для решения этой задачи компания ранее проводила ручную обработку первичных бухгалтерских документов и сверку данных из них с информацией в учетной системе. Это занимало много времени и не всегда было точным.
Платформа ABBYY FlexiCapture была выбрана для потокового ввода бухгалтерских документов и их обработки. На начальном этапе было обработано около 1000 документов для сверки данных с посттранзакционными выгрузками клиентов. Были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных.
Теперь для обработки документов бухгалтеру остается загрузить их отсканированные копии на сервер, а всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы платформа выполнит сама. Это значительно повысило эффективность процесса обработки и освободило время сотрудников компании. Они могут использовать это время для решения других важных производственных задач, включая общение с клиентами.
Один из крупнейших розничных банков в России – "Открытие". Компания занимает место в первой пятнадцатке крупнейших финансовых учреждений страны. Ежедневно сотрудники банка обрабатывали не менее 1500 документов – платежные поручения, платежные требования и т.д. Однако, ручная обработка документов усложняла и замедляла этот процесс. Кроме того, такой подход влек за собой большой риск ошибок, которые, в свою очередь, ставили под угрозу финансовую безопасность банка. В связи с этим руководство "Открытия" приняло решение оптимизировать процесс обработки данных, повысить его эффективность, а также сократить затраты рабочего времени.
В январе 2014 года банк внедрил программу ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а уже в марте того же года – в филиальной сети. Теперь данная программы используется на всех этапах – от сканирования до контроля бухгалтерских и финансовых документов, включая их верификацию. Автоматизация обработки документов полностью исключила возможность операционных ошибок или мошеннических действий, связанных с человеческим фактором. Кроме того, благодаря сокращению затрат времени на обработку, был снижен риск возникновения организационных и финансовых рисков.
Сотрудники, освобожденные от рутинной работы, теперь могут сосредоточиться на квалифицированной работе. Банк планирует дальнейшую автоматизацию процесса обработки поручений на совершение операций конвертирования, усовершенствование контроля за валютными расчетными документами и создание электронного архива в будущем.
ООО «РН-Ванкор» является дочерним предприятием ОАО НК «Роснефть», одной из крупнейших нефтегазовых корпораций в мире. Компания использует решение от ABBYY для автоматизации обработки информации.
Основная цель перехода к электронному документообороту заключалась в снижении затрат, минимизации случаев порчи и утери бумажных оригиналов, а также в уменьшении сроков обработки первичных бухгалтерских документов. Более того, необходимо было организовать безбумажное взаимодействие с ФНС и подачу отчетных документов в налоговые органы в электронном формате. Для решения этой задачи компания воспользовалась системой управления финансовой и бухгалтерской документацией на основе платформы ABBYY FlexiCapture.
Программа работает в несколько этапов. Сначала сотрудник сканирует документ. Затем платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает тип документа, анализирует его комплектацию и правильность оформления. После этого сотрудник проверяет информацию на правильность и документ передается на сервер для согласования. Программа также напоминает о необходимости передачи документа в архив, формирует реестр приема-передачи, а также наносит штрих-коды для идентификации бумажных версий документов и их сверки с электронными копиями. Программа автоматизирует все виды операций бухгалтерского документооборота, а также автоматически отправляет контрагентам сканы согласованных версий документов, формируя массовые выгрузки по результатам поиска.
В результате внедрения системы полностью автоматизировался процесс обработки и внесения документов в систему. Кроме того, возросла точность сопоставления бумажных версий документов и их электронных копий, а также сократились сроки обработки. Система успешно работает в компании уже более 2 лет. За это время было настроено около 40 шаблонов, а общее количество обрабатываемых ею страниц составляет более 1 миллиона в год.
Крупнейший производитель стали, ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат», является одним из лидеров черной металлургии в России и мировом рынке. В 2011 году компания уже использовала два центра потокового сканирования и распознавания документов для обработки бухгалтерских документов, но необходимо было внедрить более гибкое решение, которое позволяло бы изменять параметры работы системы без обращения к разработчику.
Дополнительными задачами были автоматизация обработки неструктурированных первичных бухгалтерских документов, например, счетов, и ускорение и упрощение процесса сканирования, распознавания и передачи документов в корпоративную информационную систему.
Для решения этих задач было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, которое позволяет компании развивать систему силами собственных IT-специалистов и легко интегрировать ее в уже существующую систему. Благодаря внедрению системы ABBYY FlexiCapture компания выполняет ежемесячно огромное количество работ по сканированию и распознаванию счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных.
Продукты для интеллектуальной обработки данных, такие как ABBYY FlexiCapture, широко применяются в различных сферах бизнеса, особенно в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики и финансов, где автоматизированная обработка документации способствует повышению качества работы бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com